Realizzare un evento: fase per fase

Guida semplificata

su come realizzare un evento

Ogni evento deve essere pianificato con cura e per farlo occorre sempre seguire uno schema; ovviamente ognuno è  libero di fare come meglio crede e di personalizzare sia le fasi che la loro sequenza temporale ma per ottimizzare risorse e tempo, a mio avviso, occorre SAPERE QUELLO CHE SI FA, anticipare ogni mossa, avere un quadro generale ed una visione completa dell’intero evento, dei professionisti che eseguiranno le operazioni, delle materie prime impiegate per la realizzazione dei piatti…..

Pianificare e realizzare un evento all’interno di una struttura ristorativa non è semplice e farlo all’esterno (OUTSIDE)  in una location che va attrezzata ed allestita……è un’impresa molto ardua.

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Ecco quindi le fasi:

In questa fase il cliente deve obbligatoriamente essere ascoltato. E’ una fase delicatissima per diversi aspetti: il cliente ha già fatto una prima scrematura ed ha scelto quella determinata azienda, ha dovuto programmare i propri impegni in funzione di quest’incontro. Nulla deve essere lasciato al caso: bisogna accogliere i potenziali clienti come a casa propria conn cortesia e professionalità. Ascoltate le esigenze del cliente, si propongono le soluzioni migliori. Si presentano dei potenziali menu, gli allestimenti e gli addobbi standard. Si procede poi alla personalizzazione di  tutti questi aspetti e si presenta il prezzo di vendita.

Il menu definito a seconda: delle richieste dei clienti, dell’occasione, del tipo di servizio, della stagionalità, dell’abbinamento dei vini, della location e del trasporto deve poi essere pianificato. Tutti  i dati rraccolti (la scheda evento) viene trasmessa agli uffici interni preposti per ordini di spesa (materie prime, attrezzature, mise en place, decorazioni….). Il menu si basa su tutti questi dati e tiene conto anche dell’aspetto puramente logistico (realizzare e somministrare pietanze in tempi ottimali con l’adeguata brigata e l’adeguata attrezzatura).

Se la location non è stata mai utilizzata occorre visitare il luogo per verificare la dimensione degli spazi, i requisiti di sicurezza, il parcheggio ed altri fattori (mutevoli a seconda dell’evento). Molte aziende di Banqueting hanno già un “pacchetto di luoghi” da poter proporre, (potenzialmente divisibili per posizione geografica, mare o montagna, castelli o ville storiche…..) ovvero hanno già degli accordi con proprietari di strutture esterne (alcune aziende siglano addirittura dei contatti in esclusiva).

Dopo aver definito tutto, occorre produrre la scheda dell’evento ed una lista che sintetizzi tutto ciò che occorre, chiamata check list (dati dell’evento, materie prime, piccole e grandi attrezzature sia in sala che in cucina,tipologia di servizio e quantità di personale).
La scheda evento sarà trasmessa ad  i diversi reparti (ad esempio sala e cucina) e sarà parte delle fondamente su cui i professionisti dell’azienda di banqueting costruiranno l’intero evento. La check list invece servirà per controllare e verificare il carico e lo scarico delle merci e delle attrezzature.

Prima dell’evento i responsabili dei reparti (chef e maitre) inizieranno a predisporre gli ordini d’acquisto inviandoli ai fornnitori. Si procederà poi all’organizzazione per fasi e si decideranno le modalità (definizione delle preparazioni base e delle cotture espresse, allestimenti, mise en place…). Dopo aver caricato tutto l’occorrente si procederà all’allestimento; i responsabili coordineranno le sqaudre di montaggio che, recandosi sul posto, inizieranno a predisporre: spazi di servizio, sala, spogliatoio…

Nel giorno dell’evento tutto sarà al proprio posto (tavoli allestiti, percorsi, buffet, preparazioni base per le pietanze, bibite fresche in frigo….).
Ufficialmente inizia l’evento: dopo aver accolto gli ospiti, si procede alla realizzazione  delle pietanze ed alla somministrazioneservizio. Il committente viene sempre assistito da un responsabile per tutta la durata dell’evento. Se pianificati inizialmente può esserci intrattenimento musicale, balli, cabaret, animazione per bambini…. Il menu scorre in ordine cronologico: solitamente
A conclusione dell’evento, dopo che gli ospiti avranno consumato la portata finale (solitamente una tortabuffet di dolci) si procede ad i saluti finali. Quando anche i committenti dell’evento avranno lasciato la location, il personale procederà al riassetto dell’intera struttura seguendo la regola d’oro: “come è stato trovato così sarà lasciato”. Tutto viene caricato, si procede alla verifica ed al trasporto. Questa fase può avvenire anche in due tempi.

Ecco qui proposto l’articolo, come giù anticipato, in versione grafica da scaricare e stampare liberamente.

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